Wachtwoorden

Een digitale nalatenschap – wat laat je achter als je komt te overlijden? Ook tijdens je leven is het al belangrijk dat je weet welke digitale ‘voetsporen’ je hebt. En dan bedoel ik niet je digitale CO2 afdruk, maar waar je zoal bent ingeschreven, wie je gegevens hebben.
Hou je bij waar je je registreert en welke wachtwoorden je gebruikt? Dat kun je op verschillende manieren doen. In mijn praktijk kom ik van alles tegen: van een handgeschreven lijst tot een digitale wachtwoordenkluis, van een boekje tot notities in de telefoon. Wat is nu de beste manier?? Zoals bij het organiseren van spullen of digitale bestanden, je moet een manier hebben die bij je past – en dan ook nog veilig is.
En je moet er ook rekening mee houden, dat iemand anders er ook nog iets mee kan doen, voor het geval je plotseling in het ziekenhuis ligt of erger nog, komt te overlijden. Ik maak vaak genoeg mee dat mensen zoveel werk hebben aan het achterhalen van wachtwoorden om zaken te regelen of af te ronden.

Enkele tips:

  • Gebruik sowieso sterke wachtwoorden*
  • Maak gebruik van de tweevoudige verificatie (een extra controle via je smartphone) als je ergens inlogt
  • *Sterke wachtwoorden: hoe langer het wachtwoord, hoe moeilijker het is om het te kraken. Een zin zoals ‘mijn bakfiets heeft een rood wiel’ of iets dergelijks is zo goed als ‘onkraakbaar’. Lees hier nog wat extra tips
  • Gebruik een digitale wachtwoordmanager, zoals Keepass. De Consumentenbond heeft er goede informatie over. Ik gebruik zelf de wachtwoordenkluis van mijn Apple apparaten (via de iCloud).
  • Doe je het liever met de hand: schrijf of typ je wachtwoorden op een lijst die je steeds aanpast. Een goede plek om de geschreven of geprinte lijst op te bergen is in een boek in de boekenkast. Wil je hem digitaal bewaren: noem hem dan niet ‘wachtwoorden’. Verzin ook hier een list 🙂 en laat het wel weten aan je partner of kinderen.

Niets geeft je 100% garantie dat je wachtwoorden veilig zijn. Want ook de digitale wachtwoordenkluisjes worden weleens gehackt. Nogmaals: neem een manier die bij je past en die je goed kunt onderhouden. En verander regelmatig je wachtwoorden.

Het kleuterschoolprincipe

Uit welk ‘bouwjaar’ je ook stamt, iedereen heeft een tijdje in een kleuterklas (of de eerste groepen van de basisschool) gezeten. En daar heb je spelenderwijs leren organiseren. Julie Morgenstern, de ‘moeder’ van het beroep professional organizer, heeft het in haar boek ‘Organiseren van binnen naar buiten’ mooi beschreven. Ze noemt het het ‘Kleuterschool-Organisatiemodel’.
Organiseren is “je ruimte zodanig inrichten dat deze weerspiegelt wie je bent en wat voor jou belangrijk is, én dingen logisch en makkelijk indelen zodat het makkelijk is om op orde te blijven”.
In de kleuterschool heb je vaak te maken met de ‘bouwhoek’, de ‘knutselhoek’, de ‘verkleedhoek’, de ‘leeshoek’, de ‘natte hoek’ en misschien nog een ‘muziekhoek’. Wat het kleuterschool-principe tot een succes maakt is het volgende:
  • De ruimte is verdeeld in activiteitenzones
  • Je kunt je dan ook makkelijk op die activiteit concentreren, zonder gestoord te worden door andere spullen of activiteiten
  • De spullen worden opgeborgen, ‘wonen’, bij de plek waar ze worden gebruikt
  • Dingen opbergen is makkelijk en leuk – alles heeft zijn eigen plekje
  • Je hebt meteen visueel overzicht op die plek – alles wat je nodig hebt is er

Dit principe is universeel; je komt het overal ter wereld op kleuterscholen tegen. Het mooie van het kleuterschoolmodel is, dat je het op alles kunt toepassen, van een heel huis tot één kamer of één kast of lade.

Wil je gaan reorganiseren volgens dit model, inventariseer dan eerst wat je in die ruimte te doen hebt en welke spullen daarbij horen. Zoek vervolgens de meest logische plek voor de spullen, dichtbij de plek waar je ze gebruikt of verwerkt. In een keuken bijvoorbeeld zorg je dat je de snijplanken, messen, kommen, lepels, kruiden etc. bij de hand hebt. En opslag of voorraad altijd op een andere plek; zet alleen de pakjes, potjes, etc. die open zijn binnen handbereik.
Bij het bepalen van de ‘zones’ kun je bekijken wat er zich al op een natuurlijk wijze heeft verzameld. Verwerk je de post altijd aan de keukentafel, liggen er altijd stapels? Maak daar dan een plek waar je ze kunt verzamelen (en eventueel 1 x in de maand opbergen op een andere plek in huis).

Zo kun je ook met de ‘zone’ ogen gaan kijken naar je gang, je werkplek, enfin, zoals gezegd het hele huis. Een een werkplaats is natuurlijk ook een dankbaar gebied voor zones.
Maak gebruik van de ruimte en opbergmogelijkheden die er nu zijn, ga niet te snel een nieuwe kast of bakjes kopen.

Veiligheid op reis

 

 

Veiligheidstip 1: Vakantie is hét moment om een back-up van je foto’s te maken. Of je nu in eigen land blijft of ver weg gaat. Je denkt misschien – mijn foto’s heb ik ook in de cloud – maar daar kan ook wat mee gebeuren! Een cloud is daardoor niet echt een goede back-up. Zeker niet als het een cloud is die alleen maar synchoniseert. Wat je het beste kunt doen, is het 3-2-1 systeem aanhouden. Zorg voor 3 kopieën van je foto’s, op 2 verschillende media, en 1 op een andere plek. Dus bijvoorbeeld één op je computer, één op een externe harde schijf en nog één op een externe harde schijf – op een andere plek (ander huis). Die ‘andere plek’ kan ook een cloud zijn.

Veiligheidstip 2: Data-blocker. Als je op reis bent, zul je je telefoon overal op gaan laden. Op handige blokjes op het vliegveld, onder je stoel in de trein, in hotels, op campings, in cafés en restaurants, etc. Het opladen op openbare plekken brengt een risico met zich mee: hackers kunnen die oplaadplekken misbruiken en spionagesoftware op je telefoon zetten. En dan allerlei inloggegevens oppikken. Het is veiliger om zoveel mogelijk met een powerbank op te laden. En nog veiliger is het om een datablocker te kopen en die te gebruiken. Dat is een usb stekker (ze noemen het ook wel een usb condoom :)), die alleen de stroom die je nodig hebt doorlaat, en geen data. Er zijn ook kabels datablockers. Kijk eens bij Bol.com. wat ze hebben.

Pas ook op met gratis wifi. Ook daar kunnen hackers bezig zijn, die een nepnetwerk opzetten en daarmee het dataverkeer van alle verbonden apparaten volgen.

 

Foto’s organiseren – begin op je telefoon

Je foto’s organiseren; dat kan een project zijn waar je tegenop ziet. Iedereen die al een tijdje digitale foto’s maakt, heeft een grote hoeveelheid foto’s in zijn computer. Omdat het foto’s maken bijna ongemerkt gaat (met je smartphone), en omdat ze geen fysieke ruimte innemen, is het organiseren ervan niet altijd een prioriteit. Maar als je op een gegeven moment wel heel erg moet zoeken naar een foto, of je wil graag fotoboeken maken maar je weet niet waar te beginnen, dan wordt het tijd om iets aan organisatie te gaan doen.

Begin eens op je smartphone zelf. Dat is de grote ‘boosdoener’ :). Maak je veel foto’s, van wat dan ook, neem dan elke dag of elke week even tijd om alle ‘rommel’ te verwijderen. En alle foto’s waar er meer van zijn. Hier een rijtje van foto’s die je snel en makkelijk kunt verwijderen:

1. Foto’s van een artikel in een tijdschrift, tips die je nog wilt gebruiken. Zoals bijgaande foto van mij :). Inmiddels kon de foto weg, ik heb er een keer iets mee gedaan.
2. Schermfoto’s – die zijn meestal op een moment heel handig, maar daarna alleen maar vulling. Op je telefoon staan ze in een apart mapje, dus daar kun je snel in opruimen.
3. Foto’s van iets in een winkel (om te laten zien, of om te onthouden). Na verloop van tijd kunnen die weg.
4. Foto’s gemaakt met de timer (bursts). Kies er eentje, en gooi de rest weg.
5. Foto’s die te donker of te licht zijn. Behalve als er een speciale herinnering aan kleeft…
6. Foto’s waar je er al heel veel van hebt – bijvoorbeeld van zonsondergangen…
7. (Te) veel foto’s van de dieren van de kinderboerderij, of van een buitenevenement, waarbij je niet meer weet wie er op staat 🙂
8. Bewogen foto’s
9. De per-ongeluk-foto’s
10. De WhatsApp foto’s van anderen, waar je niets mee wilt. Wil je voorkomen dat ze in de fotobibliotheek blijven komen:
–  iPhone: ga naar Instellingen van WhatsApp , ga dan naar Instellingen van WhatsApp – Chats – en zet ‘Voeg toe aan filmrol’ uit
–  Android: ga naar WhatsApp, tik op de drie puntjes rechtsboven – Instellingen – Chats – Schakel Media instellngen uit

Als je op deze manier ‘bij de bron’ opruimt, raakt je computer niet overvoerd met foto’s. En kun je steeds wat tijd besteden om alle oudere foto’s te gaan organiseren. De belangrijkste stappen zijn:

1. verzamelen (alle foto’s bij elkaar)
2. back-up maken
3. ontdubbelen
4. verder opschonen (alleen de mooiste-leukste-belangrijkste overhouden).
5. ordenen (in bijvoorbeeld jaarmappen en thema’s)
6. foto’s eventueel hernoemen en trefwoorden meegeven

Wil je over deze laatste 6 punten iets weten, of ermee aan de slag gaan, neem dan contact met mij op. Ik kan je helpen met:
–  DIY (Do It Yourself) – je krijgt advies waarmee je zelf verder kunt
–  DWY (Do it With You) – we werken samen
–  DFY (Done For You) – ik doe het voor je

Meer doen in minder tijd (boek)

Ik vind het leuk om het boek te bespreken van Jan-Dirk Reijneveld, collega professional organizer-van het-eerste-uur. Ik heb het gelezen in de week dat ik in een strandhuisje verbleef. Daar had ik veel tijd, en weinig te doen :).

De titel stond me eigenlijk niet zo aan – ‘Meer doen in minder tijd ‘– want dat zijn uitgangspunten voor efficiënt werken. Ik ga liever uit van effectief werken: doe de dingen die ertoe doen, op een manier die bij je past. Maar al lezende is dat ook zeker Jan-Dirk’s uitgangspunt. En hij geeft heel zorgvuldig aan hoe je dat kunt doen, puttend uit zijn jarenlange ervaring in het coachen en trainen van mensen om hun doelen te realiseren.

Lees verder “Meer doen in minder tijd (boek)” →

Ontspannen door leren

Detail van piano en bladmuziek

Als je veel aan je hoofd hebt, is het belangrijk om te kunnen ontspannen, en daardoor flexibel te kunnen blijven nadenken. Neem regelmatig tijd voor die ontspanning. En maak ook genoeg tijd voor familie en vrienden.

Ontspannen en een flexibel brein houden: het kan op vele manieren. Naast wandelen, gezellig tafelen, rusten, luieren, lezen of sporten is het leren van iets nieuws ook een vorm van ontspannen. Je gebruikt je brein op een andere manier, met een ander deel, en daardoor kan het de andere zaken loslaten, ontspannen.

Voorbeelden van nieuwe dingen: een muziekinstrument leren bespelen (en dan is mijn keuze: piano, misschien niet de makkelijkste ;)), jongleren, een andere taal leren (tip: de app Duolingo), naaien, timmeren, eetbare planten leren kennen, etc. Er is genoeg! En wil je iets echt goed leren – hoe geconcentreerder je bent, hoe beter je leert én ontspant!

Extra tip: geef niet te snel op, zet je tanden ergens in! Stel een doel. Míjn doel: ik wil binnen enkele jaren, als er ergens een piano staat, wat mooie of leuke stukken kunnen spelen. Dat is nog even oefenen :).

Op de website van de Hersenstichting vind je nog veel meer tips!

Het Foto-Dieet

Bord en bestek: het foto-dieet.

Één van de sprekers op het Congres van The Photo Managers (april 2021) was fotograaf en foto organizer Nicole Olds. Zij sprak over het ‘digital photo diet’. Er worden zóveel foto’s gemaakt; vorig jaar waren het er 1,43 biljoen wereldwijd… Het komt natuurlijk omdat (bijna) iedereen altijd een camera bij zich heeft, de smartphone. En alles, werkelijk alles wordt gefotografeerd. Niet alleen om de beelden als herinnering te bewaren, maar ook als communicatiemiddel, het zijn vaak momenten om te delen op dat moment.

Lees verder “Het Foto-Dieet” →

‘Zo maak je eindelijk dat Fotoboek’ – artikel in Viva Mama

'Weet je nog?' detail illustratie bij artikel over foto organizing in Viva Mama  

Het magazine Viva Mama komt 4 x per jaar uit en is gericht op jonge moeders. En die maken (óók) heel veel foto’s :). Ze willen niets liever dan leuke fotoboeken van hun kinderen maken, en komen daar vaak helemaal niet aan toe. Frustrerend is dat, want het is zo leuk en belangrijk om ze te hebben!

Journalist Heleen van Lier heeft mij als foto organizer om ervaringen, tips en wetenswaardigheden gevraagd en schreef er een artikel van 3 pagina’s over in het januarinummer van Viva Mama.

Het is een leuk en informatief artikel waar menig ‘drukke moeder’ zich in zal herkennen en inspiratie kan opdoen, zodat ze eindelijk dat fotoboek kan maken!

Download de pdf van het artikel: Viva Mama, januari 2021

Maak back-ups voor flash-backs

.Back-up van foto's maken met een externe harde schijf

Hoe vaak maak jij een back-up van je digitale foto’s? Ook al heb je je foto’s in de ‘cloud’, dan is het verstandig om alle foto’s ook op een EHD (externe harde schijf) te zetten.

Een goede regel om je foto’s veilig te stellen is het 3-2-1 back up systeem.
Zorg voor totaal 3 kopieën: 2 in je huis (1 op je computer en 1 op een EHD) en 1 buiten je huis, bijv. op een andere EHD in een ander gebouw, of in de ‘cloud’.

Elk kwartaal alles updaten is een goed systeem om aan te houden, en maak je heel veel foto’s, doe het dan vaker. Probeer het moment te linken aan vaste gebeurtenissen, of bijvoorbeeld de 1e dag van de maand. Je foto’s zijn niet voor niets waardevol!

En heb je altijd goed back-ups, dan kun je ook altijd goede ‘flash-backs’ maken, om maar in het Engels te blijven. Dan kun je straks de foto’s die je in deze corona-periode gemaakt hebt, weer eens terugkijken, of kun je bijvoorbeeld een boekje maken van 25 jaar een weekend Texel.