Al voor het vijfde jaar is het op 15 maart 2025 ‘Digitale Opruim Dag’ (Digital Cleanup Day). Het doel is, om de vele digitale bestanden die nutteloos op computers en in datacenters staan, op te ruimen. Als je steeds meer spullen in huis krijgt, ga je dat merken. Aan vollere kasten, stapels, en dingen die in de weg gaan liggen. Maar je digitale ‘spullen’ zijn, als je je apparaat uitzet, onzichtbaar. Je kunt eindeloos documenten, foto’s en e-mails verzamelen zonder dat het een centimeter ruimte in je kamer inneemt.
Vijf voordelen van het digitaal opruimen:
- Je reduceert de CO2 uitstoot van datacenters – waar veel van je digitale bestanden staan (e-mails, bestanden in de cloud, etc.)
- Je verlengt het leven van je apparaten
- Je krijgt meer overzicht en de zoekfunctie en jijzelf kunnen sneller iets vinden
- Je hebt minder bestanden die bij een eventuele ‘aanval’ ingezien kunnen worden
- Je hebt minder kosten aan opslag van je data
Genoeg redenen dus om op te gaan ruimen. Ik geef je hier tips voor de digitale zaken waar je waarschijnlijk veel mee te maken hebt. Misschien niet onbekend, want ik schrijf er regelmatig over :). Doe er je voordeel mee!
E-MAILS
Gebruik je e-mail box niet als een archief; het is een communicatiemiddel met wat gereedschappen. Plan tijd in voor het opruimen. Begin met een middag, en plan er nog één (en nog één) als het nodig is.
Als je de e-mails selecteert op afzender of onderwerp, kun je hele sets snel wegdoen. Zeker van nieuwsbrieven etc. Bekijk dan ook meteen of je die nieuwsbrieven nog wel wil ontvangen, zonee, schrijf je er voor uit.
Wat kun je snel wegdoen: afspraken die geweest zijn, bedankjes, reacties op reacties. Wil je een bepaalde correspondentie bewaren, bewaar dan alleen de laatste e-mail (waar alle vorige ‘onder’ staan). Over het algemeen kun je e-mails die ouder dan twee jaar zijn, wegdoen. Zijn er e-mails bij die je wil bewaren, zet ze in een mapje ‘Bewaren’. Het is goed om dat mapje af en toe eens door te lopen om te zien of er weer wat uit kan.
Heb je e-mails met documenten als bijlagen, en wil je die documenten bewaren, sla de bijlagen dan op in je computer. Dat is je ‘archief’.
Je hebt vast wel gemerkt dat (veel) e-mails al lang weg hadden gekund. Laat dat je leidraad zijn voor na het opruimen. Neem een beslissing zodra een e-mail binnenkomt, dat is het meest effectieve wat je kunt doen.
Beslis of je de e-mail:
1) weggooit (geen actie nodig)
2) archiveert (mapje ‘Bewaren’)
3) behandelt (kan het binnen 3 minuten: meteen doen
4) later behandelt (geef hem een vlag, maak er een Taak van)
Opgeruimd? Dan een frisse start: neem regelmatig een afgebakende tijd om je e-mails te behandelen. Doe het niet de hele dag door. Je komt anders de hele dag dezelfde mails tegen en dat is zonde van je tij
WHATSAPP
Dagelijks wordt er heel wat heen-en-weer geWhatsAppt, tussen familieleden, vrienden, collega’s en ondernemers en klanten. En ook heel veel foto’s en video’s gedeeld. En als je ‘pech’ hebt zit je ook nog in een aantal WhatsApp groepen, waar je af en toe een chat-douche krijgt :). Buiten het feit dat het je behoorlijk veel tijd kan kosten om alles bij te houden, is er nog een andere kant: alle WhatsApp chats worden in de cloud bewaard. En in de cloud betekent in een datacenter wat 24/7 de berichten ‘in de lucht’ houdt.
Is het wel nodig om alles te laten staan? Bewaar je ze jarenlang? Gek eigenlijk, dat doe je met gesprekken ook niet. Want de Appjes zijn vaak niet meer dan gesprekjes. Opruimen maakt ruimte – en het vermindert de CO2 uitstoot!
- Welke chats (of groepen) kunnen verwijderd worden? Ga op een chat staan en swipe (rustig) naar links. Dan kun je kiezen tussen ‘archiveer’ en ‘meer’. Bij ‘meer’ kies je voor ‘wis chat’.
- Wordt er automatisch een back-up van al je chats gemaakt in de iCloud? Dat kun je uitzetten; hoe erg is het als je alle chats kwijt bent…. Ga naar de instellingen van de chats, dan naar Chats, Back-up chats.
- Alle foto’s en video’s die je via WhatsApp gestuurd krijgt, blijven in de betreffende chats staan. Ook hier geldt: opruimen maakt ruimte! Je hoeft niet per se de hele chat weg te doen. Ga naar de instellingen van de chats, dan naar Opslag en Data, Beheer opslag. Selecteer een chat en verwijder de foto’s (en vooral video’s!).
- Komen de foto’s via WhatsApp chats automatisch in je filmrol? Dan moet je misschien wel elke dag je foto’s opschonen, of minstens 1 x per week, om niet te veel foto’s te hebben die je eigenlijk niet wil bewaren.
Maar je kunt dat ook uitzetten. Via instellingen – chats- en dan ‘voeg toe aan filmrol’ uitzetten. Dat scheelt dubbele ruimte :).
SOCIAL MEDIA
De social media zoals Facebook, Instagram en LinkedIn nemen ook hun portie digitale ruimte in. Als je zelf niets opruimt, blijft alles ‘overal en altijd’ bestaan. En dan is er ook nog de privacy. Jouw berichten en foto’s die je op een medium hebt gezet, zijn al lang niet meer van jezelf. Nog een reden om op te gaan ruimen; je kunt dit op je smartphone of op je computer doen.
De Social Media moet je ook niet als een archief zien, vooral niet als een foto archief, want de foto’s die je plaatst worden gecomprimeerd (verkleind).
Het opruimen van je bijdragen moet je helaas wel stuk voor stuk doen.Of je moet je hele account verwijderen, maar dat gaat misschien nog te ver .
Bij Facebook gaat het als volgt: klik op je profiel en vervolgens op een bijdrage van jezelf. Rechtsboven zijn drie puntjes, klik daarop en kies dan voor ‘Verplaatsen naar prullenbak’. Bij LinkedIn of Instagram gaat het op ongeveer zelfde manier. De ‘verhalen’ van Instagram verdwijnen wel na 24 uur, maar ze blijven in het archief van je account staan. Als je dat tenminste hebt aangegeven bij de instellingen; je kunt dit uitzetten.
FOTO’S
Van digitale foto’s hebben de meeste mensen er inmiddels (te) veel van. Maar hoe begin je met opruimeJe kunt foto’s makkelijker opschonen als ze op orde zijn. Start in ieder geval met ontdubbelen. Op je computer kun je dat o.a. met de programma’s Photosweeper (Mac) en Duplicate Cleaner Pro (PC).
Het ontdubbelen kun je per ‘plek’ doen, maar het beste is om alle foto’s op één plek te verzamelen, en van daaruit te gaan ontdubbelen. Die plek kan de harde schijf zijn van je computer (de Afbeeldingen in de Finder/Verkenner), een externe harde schijf of je Foto bibliotheek zelf. Je zult versteld staan hoeveel dubbele foto’s je hebt. Je kunt met de programma’s ook foto’s die op elkaar lijken eruit halen.
Het opschonen, uitdunnen van je foto’s is de volgende stap. Het is dan handig als de foto’s op chronologische volgorde staan. In het Fotoprogramma gaat dat automatisch, in de Finder of Verkenner (of op de losse schijf), kun je alle mapjes en losse foto’s van hetzelfde jaar in een jaarmap zetten. Ga van daaruit opschonen. Per jaar of periode. Welke foto’s wil je bewaren? Welke wil je over 30 jaar nog zien – of wil je dat je kinderen zien? Vaak zijn de landschappen of vage vakantiefoto’s niet zo belangrijk meer. Er kunnen veel meer foto’s weg dan je denkt. Wees niet bang voor de delete-knop . Bepaal welke foto’s bijvoorbeeld in een album zouden komen. Dat helpt met kiezen. Welke foto’s vertellen het verhaal, en hoeveel foto’s heb je nodig voor de herinnering…
Foto: Ontdubbelen met Photosweeper
FOTO’S OP JE SMARTPHONE
Maak je gebruik van iCloud of Google Foto’s, dan kun je de foto’s ook op je telefoon opschonen. Begin ook daar met het ontdubbelen; op de iPhone heb je een verzamelmap ‘Dubbele onderdelen’. Je kunt vervolgens alle dubbelen samen laten voegen. Op een Android telefoon doe je dat met de app ‘Files’ – Opschonen – ‘Duplicaten verwijderen’: Bestanden selecteren – ‘Verwijderen’.
Ga je op je telefoon verder met opschonen, hier enkele tips:
- Begin met de video’s, die nemen de meeste ruimte in.
- Dan de schermfoto’s, daar kunnen waarschijnlijk de meeste van weg. Ze staan verzameld in een mapje op je iPhone.
- Neem een categorie, bijvoorbeeld foto’s van je bord in het restaurant. Zoek in je smartphone op ‘eten’ of ‘voedsel’ en kijk eens wat er op komt.
- Pak van elk jaar dezelfde maand en kijk wat er weg kan. Je kunt ook de leuke app ‘Daily Delete’ gebruiken; die helpt je om er een dagelijkse gewoonte van te maken om je foto’s op te ruimen. Je tikt op een dag van de maand en de app laat je alle foto’s zien die op die dag gemaakt zijn (in alle jaren). Je kunt de foto’s bewaren of weg’swipen’. Je kunt de app gratis uitproberen via deze link. Ik ben van het begin af aan bij de app betrokken; wil je hem kopen, gebruik dan de kortingcode MASSARO20.
FOTO’S IN DE CLOUD
Het is heel handig om foto’s in de cloud te hebben, dan kun je ze overal bekijken. En je hebt altijd een back-up – denk je. Maar dat laatste is niet altijd waar. Een cloudservice zorgt voor een synchronisatie, zodat je je foto’s overal tegelijkertijd kan zien. Als er iets met het internet of met het cloudbedrijf aan de hand is, kun je zo je foto’s kwijtraken. Dus als je een back-up wil hebben, zorg dan ook voor een back-up op een externe harde schijf.
Wil je graag – toch – 🙂 gebruik maken van een cloud, besef dan dat elke foto energie kost. Het feit dat je je foto op elk apparaat kan zien, betekent dat die foto continu ‘in de lucht’ wordt gehouden door een computer in een datacentrum. Ook als je er helemaal niets mee doet. Dus hoe minder foto’s je opslaat, hoe minder CO2 uitstoot. En dat filmpjes nog meer energie kosten, dat kun je je wel voorstellen.
Opschonen heeft zin! Als je bijvoorbeeld de dubbelen eruit haalt, kan dat al 20% schelen. En er is een regel, dat 20% van je foto’s 80% van de herinneringen bepalen. Dan zou 80% van je foto’s volgens die regel wegkunnen….