Er zijn veel manieren om werk gedaan te krijgen. Effectief is het, om het werk op te delen in kleine stukken, het in te plannen, en er vervolgens met focus aan te werken.
Als je in een (klein) team werkt, is het goed om een handig en simpel systeem te hebben om te zien wat er moet gebeuren en wat er gebeurd ís. Een effectief middel daarvoor is Kanban (Japans voor visuele kaart). Het is bedacht door een Japanse fabriek om de voorraad grondstoffen tijdens een productieproces te beheersen. Inmiddels is het Kanban ook in gebruik in kantoren, om de werkvoorraad inzichtelijk te maken.
Het Kanban is een bord met drie of vier kolommen, de kaarten zijn Post-it notes, om acties of taken op te schrijven, in verschillende kleuren (per persoon of project een kleur).
– In de linkerkolom(men) staan de taken, die uitgevoerd moeten worden in een week of maand.
– In de middelste kolom staan de onderdelen (de realistische acties, gehaald uit de takenlijst); er kan ook nog een kolom zijn voor de acties van die dag.
– In de rechterkolom komen de afgehandelde acties.
Door dit overzicht voor het hele team zichtbaar te maken, is er snel duidelijkheid. Door elke dag (of week) samen de kaarten te verschuiven, kunnen problemen snel gezien en opgelost worden.
Wil je het toch liever digitaal doen, dan is er de Kanbanflow, of Trello, een gratis tool voor alle digitale apparaten.
Kanban is voor meer processen te gebruiken: het schrijven van een gezamenlijk werkstuk, een verbouwing, een evenement organiseren… Probeer het eens uit!