Je e-mail box opruimen

Losse lades - onderdeel van een object van Tejo Remy

Welke tijd van het jaar het ook is – het is altijd goed om je e-mail box op te ruimen. En dan niet alleen opruimen, maar ook meteen eens kijken of je de manier waarop je omgaat met de e-mails aan kunt passen.

Wil je rigoureus opruimen:
1) Maak een map ‘Oud’ aan voor e-mails die ouder zijn dan het huidige jaar en zet ze allemaal daar in.
2) Ga naar die map en sorteer op afzender, of op onderwerp. Bewaar alleen de meest recente, of waar nog waardevolle informatie in zit. Waarschijnlijk kan er een hoop van weg.
3) Leeg de map ‘Verwijderde items’.
4) Check de map ‘Verzonden items’. Zijn daar nog berichten waar geen antwoord op is gekomen? Zet die in een mapje ‘Afwachten’ – zie ook punt 3) hieronder.

Wil je in stappen opruimen:
1) Neem je voor om elke keer 1 of 2 uur op te ruimen. Zet een wekker.
2) Begin met de oudste e-mail, begin dus onderaan. Waarschijnlijk kan er een hoop weg. Sorteer op afzender, dat helpt!
3) Wil je berichten bewaren omdat je denkt dat je er nog iets aan hebt, of  er iets mee moet? Zorg dan dat ze in een mapje bij elkaar staan, bijvoorbeeld in een mapje ‘Afwachten’. Loop geregeld door dat mapje heen.
4) Wil je bepaalde e-mails gewoon bewaren om ze nog eens terug te lezen of te gebruiken? Maak een mapje ‘Archief’ of ‘Bewaren’. Binnen dat mapje kun je met de zoekfunctie makkelijk een e-mail terugvinden. Je kunt eventueel enkele submappen maken.
5) Kom je veel nieuwsbrieven tegen die je nooit leest? Meld je ervoor af.
6) Bewaar van ‘heen-en-weer-correspondentie’ alleen de laatste e-mail. Daar staat als het goed is de hele reeks in.
7) Let tijdens het opruimen op welke e-mails voortaan meteen weg kunnen – dat helpt bij je nieuwe systeem

Je nieuwe systeem:
Je hebt vast wel gemerkt dat (veel) e-mails al lang weg hadden gekund. Laat dat je leidraad zijn. Neem een beslissing zodra een e-mail binnenkomt, dat is het meest effectieve wat je kunt doen.
Beslis of je de e-mail:
1) weggooit (geen actie nodig)
2) archiveert (misschien heb je hem nog eens nodig)
3) behandelt (kan het binnen 3 minuten: meteen doen
4) later behandelt (geef hem een vervaldatum – in je takenlijst)

Er is nóg een effectieve maatregel: neem regelmatig een afgebakende tijd om je e-mails te behandelen. Doe het niet de hele dag door. Je komt anders de hele dag dezelfde mails tegen en dat kost tijd.

En last but not least: hoe minder e-mails je zelf verstuurt, hoe minder e-mails je krijgt…
En hoe minder e-mails, hoe minder energie je verbruikt. Dat is een nog onderbelichte kant van de zaak. E-mails worden bewaard in grote datacenters. Het opruimen van oude e-mails heeft daardoor een extra opbrengst!